CROP : organisation de l’invitation au jour J

Et si je partageais avec vous les coulisses d’une organisation de CROP côté animatrice ? Vous savez cette journée ou week-end entre copines autour d’un projet de scrapbooking 😁.

Allez c’est parti  🔽

Sommaire :

1. Qu’est ce qu’une CROP ?
2. L’invitation
3. Par où commencer ?
4. Le projet CROP
5. La partie communication
6. le côté stress, la peur de l’inconnu
7. Les kits
8. La veille de la CROP
9. Jour J
10. Nettoyage et Rangement
11. On se donne rendez-vous ?

Qu’est ce qu’une CROP ?

Il s’agit d’une journée ou un week-end entre passionnés de scrapbooking. Une rencontre qui se fait dans une ambiance chaleureuse pour des moments de partage et de découverte dans la joie et la bonne humeur.

L’organisation de cet évènement est le plus souvent réalisé par une association. Celle-ci fait appel à un animateur (si, si, il y en a !) ou une animatrice de scrap pour proposer un projet inédit autour d’une technique ou d’un thème que l’organisateur souhaite travailler.
Où alors, si il aime les surprises, il laisse libre cours à l’animatrice.

Le jour de la CROP, chaque scrappeuse pourra apprendre de nouvelle technique autour d’un projet tel qu’un mini album, un home déco, … L’animatrice sera là pour les aider à réaliser le projet en proposant des démonstrations.

Vous pouvez consulter le groupe facebook Trouve ta crop # atelier scrapbooking pour connaître les CROPS près de chez vous.

Êtes-vous prête à embarquer dans cet évènement XXL ?

  L’invitation ✉

L’organisateur prend contact avec l’animatrice pour convenir de la date et du prix de l’atelier,

Le côut d’une crop peut paraître élevé.  Celui-ci comprend le kit qui vous permettra de réaliser le projet ainsi que le matériel mis à votre disposition tel que les encres, les peintures, les tampons, les pochoirs, …. Il vous sera demandé de rapporter votre matériel de base.
Le tarif est variable selon les animateurs ou animatrices et selon le déplacement que celui ci doit effectuer, l’hébergement, …

Après une danse de la joie, si on passait au projet scrap ? 😁

🧠 Par où commencer ?

Personnellement, j’aime travailler avec un carnet où je peux noter tout ce qui me passe par la tête. Dès qu’une idée arrive, j’écris.

🖌 Je commence par lister TOUTES les tâches à effectuer afin de les planifier dans le temps :

si ça n’a pas été imposé :

• recherche du thème, du combo
• recherche d’une technique à travailler qui sort de l’ordinaire
• choix de la structure du projet à proposer (si beaucoup de technique, je vais choisir une structure rapide à faire et inversement, si le projet demande peu de technique, je vais chercher une structure plus complexe)

les classiques :

• commande aux fournisseurs
• dessin de sketch de page
• choix des photographies
• liste du matériel  à envoyer aux participantes
• préparation des kits
• …..

Détaillons tout ça  🔽

Le projet CROP 🎨

Mon point crucial est d’avoir le thème du projet à créer. Sans thème, je pars dans tous les sens et par conséquent je perds du temps.

Dans un deuxième temps, je choisis les photos que je souhaite utiliser. Elles sont essentielles pour faire venir l’inspiration et créer une ambiance à l’ensemble du projet.

Et le dernier point, je réfléchis à un fil conducteur pour créer une harmonie au fil de la création.

Esquisse, recherche d’idée

Il faut que le projet s’adapte aussi bien à une personne débutante qu’à une personne confirmée.

Je vais commencer un travail de sourcing. Je cherche des idées sur le net en surfant sur Pinterest, Instagram ou tout simplement en faisant une recherche sur google lié au thème choisi.

Chaque élément que je vais observer vont commencer à s’imbriquer ensemble et la magie de l’inspiration commence !

Je dessine des esquisses de fond qui me permettront de choisir les papiers imprimés, les tampons, les embellissements, les matières à travailler. Place aux commandes afin de passer à l’action !

📑 Commande

C’est l’étape essentielle parce que sans kit, pas de projet. En même temps, je vérifie la quantité qu’il me reste en encres, peintures, … pour me faire un réassort au cas où. Il ne faudrait pas tomber à cours de matériel en plein atelier 😁

C’est une étape qui peut être longue parce que je feuillette tous les sites des fournisseurs pour trouver la perle rare qui va aller à merveille dans le projet, trouver des matières pour des associations qui changent de l’ordinaire.

Je fais les comptes pour rester dans le budget fixé et c’est parti pour la commande fournisseur !

  ✂ Création du projet CROP

Je commence à me créer un kit « de présentation » qui me permettra de savoir exactement ce que je devrais mettre dans les kits des participantes. Il faut que les scrappeuses travaillent avec la même base que moi.

Appareil photo, feuille de brouillon, stylo et c’est parti pour la création ! Je souffle un bon coup et je me lance dans la découpe des papiers, la patouille tout en notant chaque étape de scrap réalisée. La prise de photographie me permettra d’être précise dans l’élaboration de la fiche technique du projet scrap une fois la création finie.

Je laisse libre cours à mon imagination tout en la limitant pour ne pas surchargé de travail les scrappeuse le jour de l’atelier. Sur mon carnet, je liste le matériel que j’utilise pour ne rien oublier lors de la préparation des fournitures à emporter.

  🖋 Mémo / tuto

Quand j’arrive à cette étape, je peux me dire que le plus dur du projet CROP est fait mais ce n’est pas l’étape la plus agréable !

C’est parti pour retoucher toutes les photos prises pendant la réalisation du projet. On peut compter au minimum une centaine de photos. Bon, j’utiliserai certainement pas toutes les photos mais quand même une bonne partie !

Je reprends mes notes écrites pendant la phase scrap comme les couleurs utilisées, une astuce pensée au moment de la patouille,… pour être la plus précise possible dans les explications des étapes.

Quand le projet n’est plus proposé en atelier, je vous propose les fiches techniques pour scrapper tranquillement de chez elle avec votre propre matériel. Bien sûre, je reste à votre disposition pour toute question ou aide lors d’une étape.

La partie communication 🖥

Maintenant, il est temps de créer les supports de communication qui vont permettre aux scrappeuses de se préparer et pouvoir promouvoir le projet auprès d’association.

Je liste le matériel que les scrappeuses doivent apporter le jour J. Si les photographies sont essentielles à la réalisation du projet, j’énumère la taille de celles-ci ainsi que l’orientation de la photo. Une fois les 2 listes créées, j’envoie le tout à l’organisateur qui se chargera de diffuser les informations auprès des personnes inscrites à l’atelier.

Le plus difficile dans la réalisation de l’affiche pour promouvoir le projet est le choix des photos. Je veux laisser un maximum de surprise lors de l’atelier. Il faut savoir doser pour donner envie de venir participer à l’atelier sans dévoiler tout le projet 🤔

Il ne me reste plus qu’à programmer les réseaux sociaux avec des extraits du projet pour donner l’envie aux scrappeuses de s’inscrire si une date est programmée et/ou donner l’envie à une autre association de me contacter pour proposer à nouveau le projet dans une autre région.

Le côté stress, 💩
la peur de l’inconnu

J’adore partager ma passion, pouvoir apporter des astuces, de nouvelles choses aux scrappeuses aussi passionnées que moi mais j’ai une bête noire qui sommeille en moi : le stress.

Vous savez, cette petite voix qui vous dit continuellement de tout stopper parce que l’inconnu fait peur. qui aime vous répéter : « mais ça vaut vraiment le coup que tu te donnes tout ce mal ».

Il faut ignorer cette voix et sortir de sa zone de confort ! C’est de cette façon qu’on grandit, qu’on apprend des choses. J’appelle ça : l’expérience.

Bon j’avoue qu’il ne faut pas compter les visites au toilette 😆

Les kits

Cette étape annonce le fin d’un intense travail de projet scrap mais ce n’est pas pour autant qu’elle va vite à réaliser ! C’est l’heure de glisser tous les papiers, les embellissements ou autre matière utilisé dans l’emballage afin que les participantes puissent reproduire le projet proposé.

Pour éviter de passer la journée d’atelier à tamponner et réaliser les découpes, j’avance le travail en réalisant toutes les découpes possibles à l’aide des dies utilisés dans le projet que je glisse dans le kit. Je réalise les tamponnages qu’il faudra détourer. Par contre, je laisse le travail de détourage. Il ne faut pas exagérer quand même 🤣

Comme ça, le jour J, la scrappeuse passera quasiment tout son temps à patouiller. Elle n’est pas belle la vie 😄 Par contre, je peux vous dire que ça prend un temps de fou de faire ça.

La veille de CROP

Je reprends mon carnet où j’ai listé le matériel que j’ai utilisé. Pour ce qui est des tampons ou des dies, j’ai l’habitude de tout mettre dans une boîte à chaussure pendant tout le temps que je scrappe le projet. Ca m’évite de tout rechercher et oublier quelque chose.

Allez goooo ! Après plusieurs aller retour au toilette, on charge la voiture ! On s’installe confortablement, un peu de musique pour se détendre, on rentre l’adresse dans le GPS et c’est partiiiiii !

Pour éviter de faire la route seule, je mets souvent une annonce sur blablacar. On ne sait jamais si un problème arrive sur la route, il y aura quelqu’un pour m’aider … ou pas 🤣
Je ne vais pas vous le cacher mais ça permet aussi de limiter ses frais de déplacement.

Jour J

Je souffle un grand coup et c’est parti ! On donne tout ce qu’on a 💪

Je dépose les kits à chaque place des participantes, je sors tout le matériel des cartons pour mettre à disposition des scrappeuses : tampons, pochoirs, peintures, …

J’avoue qu’on a l’impression que j’ai ramené ma scraproom. J’aime que les personnes s’approprient le projet alors j’apporte des tampons ou pochoirs qui n’ont pas forcément été utilisés dans le projet.

Je présente le projet et je réalise les démonstrations des différentes techniques utilisées (vous imaginez bien que ma bête noire n’a jamais été aussi présente qu’à ce moment 🤣🤣)

Il ne reste plus qu’aux participantes à se lancer à leur tour. Bien sûre, je suis toujours là pour pouvoir aider, donner un conseil ou refaire une démonstration.

Quand l’atelier est fini, on remballe tout. Ca va beaucoup plus vite qu’au moment de préparer ses affaires. Plus besoin de jouer au tétris 😂

Je réalise ce que je viens d’accomplir, tous ces petits moments passés avec chacune, ces mots touchants, … ça me rebooste à 200% et me donne envie de me remettre à fond dans un projet projet.

🏡ce n’est pas fini !
nettoyage, rangement

Je récupère de la route, je souffle une journée et je me remets au boulot 💪

Opération : vidage de carton, inventaire du matériel qu’on a apporté, nettoyage des tampons, pochoirs, … utilisés

Je rectifie les petites erreurs que j’ai observé pendant l’atelier, les coquilles dans le mémo, … (ça arrive à tout le monde) 🤭

Il ne me reste plus qu’à penser au autre projet.

On se donne rdv ?

Mon agenda pour les ateliers/crop  est ouvert. Je vous propose de me contacter si vous souhaitez que je me déplace dans votre association pour un atelier plein de pep’s, de techniques et de bonne humeur !

Pour les associations proche de chez moi (07), possibilité de venir faire un atelier spécial à la demi-journée autour d’un projet ou d’une technique!

Vous pouvez retrouver les dates d’atelier dans mon agenda.

Qui a dit que l’animation d’une CROP n’est pas un travail ? 😁

Partagez cet article auprès de personne qui se posent des questions sur l’organisation d’une CROP.

D’autre idée de lecture :  le scrapbooking, pourquoi débuter et comment s’améliorer ?

Je vous souhaite une excellente journée ❤️